ACTUEEL

Een gesprek met je medewerkers, of hoe meet u de temperatuur in het bedrijf?

Verschillende methoden
Er zijn verschillende manieren om ‘de temperatuur’ in uw organisatie te meten. Enquêtes en vragenlijsten zijn een veel voorkomende methode om te weten wat er leeft binnen een bedrijf. Het nadeel van deze vragenlijsten is dat je er weinig direct bruikbare informatie uit kan halen en dat de output die dit oplevert nogal vaag en soms moeilijk interpreteerbaar is. Hoe interpreteer je bijvoorbeeld een lage responsgraad? Kengetallen kunnen dan weer bepaalde factoren concreet in kaart brengen zoals bv. het ziekteverzuim, het personeelsverloop, deelname aan personeelsevents, maar leveren eveneens weinig verklarende informatie op. Perceptie van medewerkers is een zeer complex gegeven. Vandaar dat Motmans-Van Havermaet pleit voor het organiseren van gesprekken met medewerkers om te peilen naar wat er reilt en zeilt binnen de organisatie. Gesprekken zijn immers een persoonlijke manier om op een genuanceerde manier verscheidene aspecten aan bod te laten komen, uiteraard op een gestructureerde manier en volgens een weloverwogen methodiek. Voordeel is dat nadien direct op bepaalde aspecten kan ingespeeld worden en dat medewerkers zich meer betrokken voelen. En wat is er nu belangrijker dan betrokken medewerkers? Betrokken medewerkers staan achter de doelen van de organisatie en geven aan hoe die verbeterd kunnen worden. Zij voelen zich emotioneel verbonden met de organisatie en zijn daardoor bereid zich extra in te zetten, zo blijkt uit onderzoek.

Doelstelling
Aanleiding van een personeelsbevraging kan velerlei zijn : bv. De knelpunten en troeven van de organisatie opsporen, het personeelsbeleid evalueren, gerichte verbeteracties opstarten, één specifiek thema diepgaander aanpakken, . . .  Kortom je staat voor een mogelijke verandering en dan is het zinvol om voeling te krijgen met wat er leeft bij de medewerkers, om te anticiperen op de verwachtingen, om rekening te kunnen houden met suggesties, om op die manier het project zoveel mogelijk kans op slagen te geven.

In de meeste organisaties zijn heel wat medewerkers actief. Maar kent u het antwoord op de volgende vragen? Hoe verbonden voelen uw medewerkers zich met de organisatie en haar doelen? Sluit de persoonlijke missie van uw medewerkers aan bij die van uw organisatie? Hoe tevreden zijn uw medewerkers over hun werk? Inspireren uw managers hun medewerkers tot betere prestaties? Wordt uw beleid ook goed vertaald op de ‘werkvloer’? Komen signalen van de ‘werkvloer’ goed door tot bij het management? Hoe doen uw leidinggevenden het in de ogen van uw medewerkers? Verloopt de interne communicatie goed? Nochtans bepalen deze factoren de tevredenheid, betrokkenheid en motivatie van de medewerkers.

Een andere belangrijke insteek van gesprekken met je medewerkers is net retentiebeleid. Om gemotiveerd personeel te krijgen of te behouden is het van belang om een goed overzicht te hebben  van de wensen, verwachtingen en ervaringen van de medewerkers. Door diepgaande en gestructureerde gesprekken met de medewerkers kan u tijdig anticiperen op situaties enerzijds en anderzijds oplossingen bieden of bijsturen waar nodig.

Wat de aanleiding ook is om met je medewerkers rond de tafel te gaan zitten, medewerkers en management hebben en er beiden heel wat voordelen bij. De medewerkers krijgen immers de kans om hun grieven over bepaalde zaken te uiten, om kenbaar te maken op welke aspecten de organisatie volgens hen kan verbeteren en vooral ook om signalen te geven aan het management over problemen die anders niet ter sprake komen. Het management krijgt via deze methodiek inzicht in hetgeen van belang is voor de medewerkers en hoe zij het werk zelf en het werken binnen de organisatie beoordelen. Zij kunnen bovendien aftoetsen in hoeverre bepaalde veranderingen of geleverde inspanningen binnen specifieke organisatiegebonden aandachtsgebieden een impact hebben op het werk en op de medewerkers. De meningen en de feiten die uit de gesprekken naar voor komen kunnen door het management gebruikt worden om tot verbeteringen te komen in bijv. het beleid, de strategie en het personeelsmanagement. Ook de interne en daardoor ongetwijfeld ook de externe communicatie kunnen verbeterd worden, naar aanleiding van deze gesprekken.

Aanpak Motmans-Van Havermaet
Bij de bevraging kan de klemtoon gelegd worden op de algemene werking van de organisatie of op specifieke thema’s binnen de organisatie. De aanpak van Motmans-Van Havermaet focust op 3 clusters : Hoe zien jij en de buitenwereld de organisatie? Hoe zie je de interne werking ervan? Hoe zie je jezelf in de organisatie? Telkens wordt gevraagd naar de sterktes en de aandachtspunten.
De ervaring leert ons dat deze gesprekken doorgaans open en constructief verlopen. Niet iedereen heeft er evenveel vertrouwen in en voor sommigen is het bieden van anonimiteit iets belangrijker dan voor anderen, maar over het algemeen genomen wordt onze aanpak toch door bijna iedereen als positief ervaren.

Meestal wordt gestart met gesprekken met beleidsmedewerkers, zodat het project gedragen wordt door het hogere beleid. Tijdens een inleidende meeting wordt het opzet van de gesprekken gekaderd en ingeleid bij het managementteam. Daarna vatten we aan met individuele gesprekken met een aantal sleutelfiguren (minimum de leden van het MT) en andere medewerkers, die relevante informatie kunnen verschaffen op basis van hun positie, ervaring en visie.

Input
De input die gegeven wordt tijdens de gesprekken is zeer uiteenlopend. Globaal genomen kunnen we de uitspraken die tijdens deze gesprekken gedaan worden, onderverdelen in acht categorieën. 

Deze acht categorieën zijn :

Job/Functiegerelateerde aspecten
-  Duidelijk rol- en taakafbakening
-  Taakinhoud
-  Afwisseling en variatie binnen functie
-  Mate van zelfstandigheid en autonomie
-  Ruimte voor zelfontplooiing
-  Feedback en evaluatie
-  Betrokkenheid bij het werk

Werkomstandigheden
-  Werkomgeving : locatie, ruimte, ergonomie
-  Inconveniënten : klimaat, vuil of onaangenaam werk, geluidsoverlast, geurhinder,  . . .
-  Werkdruk/stress
-  Facilitaire ondersteuning
-  Infrastructuur gebouwen
-  Materiaal en materieel

Organisatiegebonden aspecten
-  Remuneratiebeleid
-  Waardering
-  Manier waarop doelstellingen voor de organisatie en voor de individuele werknemer tot stand komen
-  Mogelijkheden tot vorming, training, coaching
-  Carrièreperspectief
-  Loopbaanontwikkeling
-  Ruimte voor initiatief
-  Werkzekerheid
-  Betrokkenheid bij doelen en resultaten van de organisatie

Werksfeer
-  Ruimte voor informele activiteiten en overleg
-  Samenwerking binnen de eigen afdeling
-  Samenwerking tussen de verschillende afdelingen
-  Teamspirit

Leiding
-  Stijl van leidinggeven (delegerend, dirigerend, participatief, passief)
-  Formeel werkoverleg
-  Inspraak en betrokkenheid
-  Verloop van vergaderingen

Kwaliteit
-  Kwaliteit van producten/diensten
-  Service naar klanten
-  Imago van de organisatie

Organisatiecultuur
-  Procedures, richtlijnen, werkvoorschriften
-  Informele circuits
-  Symbolen, rituelen, mythes
-  Waarden

Interne communcatie
-  Informatieoverdracht
-  Stijl van communicatie
-  Communicatiestromen en -fora

Terugkoppeling
Na deze gesprekken volgt de analyse van de verkregen input. Via deze gesprekken wordt een beeld opgemaakt van de bestaande situatie op het vlak van HR-beleid, bedrijfscultuur, -structuur en verwachtingen. Dit inzicht resulteert in een helder en duidelijk rapport met 4 luiken: de sterktes en de aandachtspunten, de verwachtingen, adviezen ter overweging en een voorstel tot plan van aanpak. Grafieken en figuren geven vaak snel een algemeen beeld. Motmans-Van Havermaet zorgt in zijn rapportage dat de hoofdlijnen concreet worden weergegeven en dat er niet alleen verbeterpunten maar ook te koesteren positieve punten aan bod komen.
In het eerste deel van het rapport wordt de verkregen informatie objectief weergegeven. Het is een opsomming van uitspraken en stellingen die in de gesprekken naar voor zijn gekomen.
Het tweede deel schetst de verwachtingen die men heeft geformuleerd naar het project en onze rol daarin. Men moet zich bewust zijn van het feit dat ieder project een aantal verwachtingen schept. Niet alle verwachtingen zullen kunnen ingevuld worden, en er zullen prioriteiten moeten gesteld worden. Het beleid heeft dus een niet te onderschatten rol als drager van het project.
Vervolgens wordt een overzicht gegeven van de conclusies en een aantal adviezen ter overweging. En tot slot wordt een voorstel geformuleerd tot plan voor verdere aanpak.

Motmans-Van Havermaet vindt het ook belangrijk dat de terugkoppeling van de gesprekken gebeurt naar alle betrokken partijen. Eerst wordt de leiding en het management van de organisatie geïnformeerd en vervolgens komen de andere medewerkers aan bod. Hierdoor ontstaat er een veel grotere betrokkenheid  en een groter vertrouwen ten aanzien van de organisatie. Medewerkers zullen ook minder weerstand tonen tegenover mogelijke veranderingen of andere projecten die worden opgestart binnen het actieplan dat geformuleerd werd naar aanleiding van de gesprekken. Wij informeren de medewerkers over het actieplan en de verschillende stappen die hierin gezet zullen worden. Idealiter worden de medewerkers geregeld op de hoogte gehouden van de vorderingen die gemaakt worden. Een dergelijke aanpak bevordert alleszins de acceptatie van de uitkomsten.

Proces
Het bevragen van de medewerkers is voor ons geen momentopname, maar een eerste stap in een gans proces van organisatieontwikkeling, structurering van de bedrijfsprocessen en optimalisering van het HR beleid.
Bovendien gaat de aanpak van Motmans-Van Havermaet verder dan alleen het aangeven van verbetervoorstellen. Wij formuleren een concreet actieplan en kunnen ook de implementering van de verschillende onderdelen ervan begeleiden of ondersteunen.

De aanpak van Motmans-Van Havermaet wordt ondersteund door dr. Lambrechts, arbeids- en organisatiepsycholoog verbonden aan de Universiteit Hasselt (KIZOK). Zijn hoofdactiviteit bestaat uit het onderzoeken en begeleiden van organisatieverandering, innovatie en leren. In het artikel (klik hier om het artikel in pdf-formaat te downloaden) toont hij ondermeer aan hoe gesprekken met medewerkers het beleid toelaten de juiste verbeteracties op te zetten in tegenstelling tot vragenlijsten of enquêtes. Voor meer informatie kan u uiteraard steeds bij ons terecht!

Geert Motmans
HR-adviseur/Vennoot
Motmans-Van Havermaet HR-adviseurs
Kasteel ‘Ter Poorten’
Diepenbekerweg 65/1
3500 Hasselt

Tel.: (+32) (11) 30 13 50
Gsm: (+32) (496) 59 00 90

geert.motmans@vanhavermaet.be

www.motmansvanhavermaet.be